С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для участников перевозок. Главное изменение касается не только транспортных компаний: новые правила затронут и предпринимателей, которые отправляют или получают товары, работают с поставщиками либо привлекают сторонних перевозчиков.
Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. С этой даты транспортная накладная при автомобильных перевозках должна формироваться в электронной форме и направляться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), за исключением случаев, когда законодательство допускает бумажное оформление.
Что меняется с 1 сентября
До 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная используется наряду с бумажной. С сентября электронный формат становится обязательным по общему правилу.
При автомобильных перевозках в электронный вид переводятся:
- транспортные накладные;
- заказы и заявки на перевозку;
- другие предусмотренные законом электронные перевозочные документы.
Кроме того, обязательный электронный формат вводится для отдельных документов при железнодорожных и авиаперевозках, а также для экспедиторских документов.
То есть речь идет не просто о том, что перевозчик вместо бумажной накладной отправит предпринимателю PDF-файл. Документы должны формироваться в установленном электронном формате и передаваться через ГИС ЭПД.
Кого касается обязательная ЭТрН
Правило распространяется на участников перевозочного процесса независимо от сферы деятельности. ФНС отдельно обращает внимание: изменения могут затронуть практически любой бизнес, который отправляет или получает товары, закупает продукцию у поставщиков или пользуется услугами сторонних перевозчиков.
Например, ЭТрН может понадобиться:
- Магазину, который получает товар от поставщика с привлечением перевозчика.
- Производственной компании, которая отправляет готовую продукцию покупателям.
- Оптовой компании, которая регулярно организует доставку партий товара.
- Интернет-магазину, если доставка товаров оформляется перевозочными документами.
- Компаниям, которые работают через экспедиторов, — для них важны также новые правила оформления электронных экспедиторских документов.
При этом сам предприниматель может не быть транспортной компанией. Важно не название бизнеса, а то, участвует ли он в перевозке и оформляет ли соответствующие документы.
Что такое ЭТрН на практике
Электронная транспортная накладная — это цифровой аналог транспортной накладной, но с принципиально другим порядком оформления и обмена.
Участники перевозки работают с документом через информационные системы. Сведения передаются в ГИС ЭПД, где документы могут формироваться, передаваться и храниться в электронном виде.
Для водителя также предусмотрена возможность предъявлять электронные перевозочные документы при проверке на дороге с помощью QR-кода через приложение «Госуслуги Авто». Данные поступают из ГИС ЭПД.
Что нужно сделать предпринимателю до сентября
Главная задача бизнеса — не просто «подключить ЭТрН», а проверить весь процесс оформления и обмена транспортными документами.
1. Определить, касается ли вас новый порядок
Проверьте, есть ли в работе:
- доставка товаров от поставщиков;
- отгрузка товаров покупателям;
- перевозки с привлечением стороннего транспорта;
- работа с транспортными компаниями и экспедиторами;
- оформление транспортных накладных и заявок на перевозку.
Если такие операции есть, переход на электронный документооборот нужно учитывать уже сейчас.
2. Выбрать способ работы с электронными документами
Для обмена ЭПД участники должны использовать информационное решение, которое обеспечивает взаимодействие с ГИС ЭПД. ФНС публикует перечень операторов информационной системы электронных перевозочных документов.
На практике предпринимателю стоит заранее выяснить:
- каким сервисом будет пользоваться компания;
- кто будет создавать документы;
- кто их подписывает;
- как документы будут попадать в бухгалтерскую программу;
- где сотрудники будут контролировать статус перевозки и подписания.
3. Обсудить переход с перевозчиками и поставщиками
Это особенно важно для компаний, которые не организуют перевозки самостоятельно.
Если сегодня поставщик или перевозчик присылает вам бумажную транспортную накладную, с 1 сентября порядок взаимодействия может измениться.
Поэтому лучше заранее договориться, через какую систему стороны будут обмениваться документами и кто отвечает за их оформление.
4. Проверить учетную систему
Если транспортные документы связаны с бухгалтерским и складским учетом, важно заранее проверить интеграцию.
Ошибка в реквизитах контрагента, автомобиле, маршруте или грузе может привести не только к задержке документооборота, но и к необходимости исправлять уже оформленный документ.
Важный момент: ЭТрН — это не просто электронная копия бумажной накладной
Это одна из главных ошибок, которую бизнесу стоит избежать. Нельзя исходить из логики: «Мы распечатаем накладную, сохраним ее в PDF и отправим контрагенту».
С 1 сентября электронные перевозочные документы должны оформляться по установленным форматам и направляться в ГИС ЭПД. ФНС уже утвердила форматы ряда документов, которые будут применяться с этой даты.
Поэтому переход затрагивает не только документооборот, но и внутренние бизнес-процессы: кто создает документ, кто подписывает, как информация передается между отделом продаж, складом, логистом и бухгалтерией.
Не хотите разбираться с ЭТрН самостоятельно?
Мы поможем подготовить ваш бизнес к переходу на электронные перевозочные документы: разберемся, какие документы нужны именно вам, поможем настроить процесс обмена и распределить ответственность между сотрудниками.
А после запуска можем взять ведение процесса на себя — контролировать оформление и движение электронных документов, чтобы вам не приходилось самостоятельно разбираться в новых требованиях.
Обращайтесь к нам — поможем спокойно подготовиться к изменениям и наладить работу с ЭТрН.